Klachten en privacy reglement

1 Algemeen

Detachering Online is actief op het gebied van Credit Management, Cash Management en Risk Management. Zij streeft ernaar de projecten van de bij haar in traject zijnde opdrachtgever volgens overeenkomst te behandelen en af te werken. Het doel van dit privacyreglement is de opdrachtgever op de hoogte te stellen van de aard van de gegevens die worden verwerkt, waarom ze worden verwerkt, wat er mee gebeurt en welke rechten een opdrachtgever heeft ten aanzien van de gegevensverwerking.

2 Welke gegevens ?

Detachering Online verwerkt de gegevens die door haar opdrachtgever bij aanvang van het project worden aangeleverd. Dit zijn gegevens als bedrijfsnaam, adres, woonplaats, fiscale gegevens, telefoonnummer, etc.

Deze gegevens worden indien nodig gedurende het project aangevuld op verzoek van de opdrachtgever.
De resultaten zijn ter beoordeling van Detachering Online; vaststelling gebeurt aan de hand van onder andere gesprekken met de opdrachtgever.

3 Doel

Gegevensverwerking is noodzakelijk voor de administratieve verwerking van de rapportages en verantwoording daarvan aan de opdrachtgever.

Detachering Online verwerkt gegevens ten behoeve van de volgende doelen:
-Het bevorderen van de projecten bij de opdrachtgever binnen de organisatie van opdrachtgever.
-Advisering en uitvoering met betrekking tot de werkzaamheden binnen de organisatie van de opdrachtgever.
-De administratieve afhandeling waaronder rapportages en verantwoording aan de opdrachtgever.

4 Wat gebeurt er met verwerkte gegevens ?

Bedrijfsgegevens worden verwerkt voor zover dat noodzakelijk is voor een optimale uitoefening en de inzet van de projecten; dit betekent dat de opdrachtgever toegang heeft tot inzage en bewerking van de bedrijfsgegevens. De bedrijfsgegevens zijn voor de medewerkers van Detachering Online toegankelijk voor zover dit nodig is om de dienstverlening optimaal te kunnen uitvoeren of wanneer dit noodzakelijk is voor een normale bedrijfsvoering.

De medewerkers van Detachering Online die toegang hebben tot de bedrijfsgegevens van de opdrachtgever hebben ten aanzien van deze gegevens een geheimhoudingsverplichting om onnodige verspreiding van deze gegevens tegen te gaan. Dit betekent onder meer dat bedrijfsgegevens, anders dan aan opdrachtgever, niet (in kopie dan wel anderszins) aan derden worden verstrekt, tenzij hiervoor uitdrukkelijk door de opdrachtgever toestemming is gegeven of wanneer een wettelijke bepaling dit voorschrijft.

Detachering Online zal de opdrachtgever wel informeren over het feit dat hun gegevens worden verwerkt. Indien de bedrijfsgegevens aan derden worden verstrekt, wordt ook aan hen een geheimhoudingsverplichting opgelegd.

Detachering Online mag de gegevens niet zomaar gebruiken voor commerciële of charitatieve doeleinden. Het is alleen met uitdrukkelijke schriftelijke toestemming van de opdrachtgever toegestaan bedrijfsgegevens van de opdrachtgever te gebruiken voor commerciële of charitatieve doeleinden. De opdrachtgever kan zich te allen tijde verzetten tegen de verwerking van hun gegevens voor commerciële en/of charitatieve doeleinden. Detachering Online zal op verzoek van de opdrachtgever de verwerking van hun gegevens direct moeten beëindigen.

5 Hoe lang worden gegevens bewaard ?

Detachering Online houdt een kopie van de bedrijfsgegevens. Indien de opdrachtgever verzoekt de gegevens te verwijderen verplicht Detachering Online zich hieraan gehoor te geven. tenzij de wet zich hier tegen verzet; de gegevens die ter voldoening van een wettelijke bewaarplicht langer bewaard moeten blijven, worden bovengenoemde gegevens pas verwijderd na het verstrijken van deze langere termijn (zo moeten fiscale administratie gegevens bijvoorbeeld zeven jaar bewaard blijven).

6 Wat zijn de rechten van de opdrachtgever en met betrekking tot gegevens ?
 

Wanneer de opdrachtgever vragen heeft over de gegevens die Detachering Online verwerkt, kan hij zich wenden tot zijn contactpersoon. Tevens probeert de contactpersoon die belast is met de privacybewaking binnen de praktijk van Detachering Online te bemiddelen indien discussie is ontstaan over de uitleg en toepassing van hetgeen in dit reglement is bepaald. Ook het verzoek van de opdrachtgever om gegevens in te zien, te verbeteren, aan te vullen, te verwijderen of af te schermen indien deze gegevens niet juist of niet ter zake dienend zijn, moeten worden gericht aan de contactpersoon. Aan een dusdanig verzoek wordt in beginsel voldaan, tenzij dit noodzakelijk is in het belang van de bescherming van de opdrachtgever of van de rechten en vrijheden van anderen. Wanneer niet voldaan wordt aan het verzoek, ontvangt de opdrachtgever hierover schriftelijk bericht waarin staat uitgelegd waarom niet aan het verzoek is voldaan.

7 Klacht ?

Indien u van mening bent dat de bepalingen van dit reglement niet worden nageleefd of indien u andere redenen heeft tot klachten, dient u zich te wenden tot uw contact persoon Detachering Online. Deze zal de klacht conform het klachtenreglement in behandeling nemen.

Klachtenreglement Detachering Online

Toepassingsgebied

Alle uitingen van ongenoegen over Detachering Online die niet onmiddellijk door de direct aangesprokene weggenomen kunnen worden.

Doel

Het op zorgvuldige en uniforme wijze registreren en afhandelen van klachten, het wegnemen van de oorzaken, en het nemen van adequate maatregelen om herhaling te voorkomen.

Ontvangst en registratie van een schriftelijke klacht

Detachering Online registreert de klacht op het standaard klachtenformulier. De schriftelijke klacht wordt als bijlage bij het formulier gevoegd. De ontvanger neemt zonodig telefonisch contact op met de klager om aanvullende informatie te verkrijgen.

Bepalen wie de klacht afhandelt

Detachering Online stelt een persoon aan die de klacht afhandelt. Dit kan de manager van de betrokken afdeling/medewerker zijn; soms ook de verantwoordelijke voor het betreffende proces. Naam en functie van diegene die de klacht afhandelt worden vastgelegd op het standaard klachtenformulier.

Bevestiging

Detachering Online stuurt uiterlijk binnen twee weken een ontvangstbevestiging, waarin zijn opgenomen:

- Korte omschrijving van de klacht (inclusief datum, plaats en bijzondere omstandigheden), de verdere afhandeling van de   klacht en de termijn waarbinnen men verwacht de klacht af te handelen.
- De verzending van de bevestiging wordt geregistreerd op het standaard klachtenformulier.

Onderzoek

Detachering Online legt de ontvangen klacht voor aan de betrokken medewerker.  Detachering Online vat de reactie van de betrokkene samen op het standaard klachtenformulier zodanig dat de betrokkene zich akkoord verklaart met de omschrijving. Detachering Online informeert de betrokkene over de verdere afhandeling.

Corrigerende maatregelen

Detachering Online bepaalt of de klacht gegrond is. Vervolgens besluit Detachering Online - aan de hand van de ernst van de klacht, de aanwijsbare oorzaak en de verantwoordelijke - of er correctie, genoegdoening en/of een vervangende dienst aangeboden zullen worden. Detachering Online doet telefonisch het aanbod aan de klager, en peilt de tevredenheid van de klager over de maatregel/genoegdoening. Ook verstuurt Detachering Online een schriftelijke bevestiging van datgene dat besproken is binnen vier weken na ontvangst van de klacht. Wanneer de klager niet tevreden is met het aanbod, dan overweegt Detachering Online of nieuw intern onderzoek en/of een nieuw aanbod wenselijk is. Het aanbod en de reactie van de klager worden vastgelegd op het standaard klachtenformulier.

Verslaglegging

Detachering Online doet schriftelijk verslag aan de klager en aan alle betrokkenen, uiterlijk binnen vier weken na het oplossen van de klacht.

Preventieve maatregelen

Detachering Online bepaalt of er maatregelen genomen kunnen worden om herhaling te voorkomen van de omstandigheden die tot de klacht hebben geleid. Detachering Online overlegt met diegene die effectieve verbeteringen kan doorvoeren. De preventieve maatregelen worden vastgelegd op het standaard klachtenformulier.

Rapportage

Detachering Online draagt zorg voor de afhandeling van datgene wat is afgesproken met klager. Detachering Online analyseert elk jaar de klachten en beoordeelt of er trends zichtbaar zijn, of de corrigerende maatregel hebben geleid tot tevredenheid, en of de preventieve maatregelen hebben geleid tot verbetering. Deze analyse maakt deel uit van het kwaliteitsbeleid van de onderneming.

Beroep

Mocht de klacht niet naar tevredenheid van de klager zijn afgehandeld, bestaat de mogelijkheid de klacht neer te leggen bij de Nationale Ombudsman of een andere organisatie die uw belangen kan behartigen.

Fouten en/of wijzigingen voorbehouden.